Lompat ke konten Lompat ke sidebar Lompat ke footer

Cara Membuat Absensi Online Gratis dengan Berbagai Platform

Pada era digital seperti sekarang, kebutuhan akan solusi absensi online semakin meningkat, terlebih sejak zaman covid 19 absensi online untuk kegiatan jarak jauh sangat diperlukan. Untuk memenuhi kebutuhan ini, banyak organisasi, lembaga pendidikan bahkan perusahaan mencari solusi yang efisien dan mudah diakses, dimana solusinya adalah absensi secara online.

Pada artikel kali ini jufrika.com akan membahas pentingnya absensi online, manfaat serta platform yang bisa digunakan secara gratis dari google workspace, microsoft team hingga yang berbayar seperti bamboo HR, Jibble dan tanda.


Mengapa Absensi Online Penting?

Ada beberapa alasan mengapa absensi secara online itu penting, terutama untuk 3 hal berikut :

Efisiensi Waktu - Dimana absensi online mampu mengurangi waktu yang diperlukan untuk proses manual dan administratif.

Aksesibilitas dan Mobilitas - Dengan adanya absensi online, karyawan atau bahkan kegiatan team serta organisasi dapat melakukan absensi dari mana saja, memungkinkan mobilitas dan fleksibilitas dalam kegiatan bekerja atau hal lainnya.

Peningkatan Produktivitas - Dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk proses administratif manual, absensi online dapat meningkatkan produktivitas.

Manfaat Absensi Secara Online

Selain mengetahui mengapa absensi online itu penting diterapkan, sobat juga bisa mempertimbangkan manfaat adanya absensi secara online terutama bagi pekerjaan sebagai berikut :

1. Penghematan Biaya - Improve Reduksi biaya administratif karena berkurangnya kebutuhan untuk mencetak formulir atau menggunakan perangkat keras khusus.

2. Akurasi Data yang Tinggi - Meminimalkan risiko kesalahan manusia dalam pencatatan kehadiran, sehingga meningkatkan akurasi data.

3. Fleksibilitas Pekerjaan - Memberikan kebebasan kepada karyawan atau pelaku terkait untuk melakukan absensi dari berbagai lokasi, mendukung pola kerja fleksibel.

4. Kepuasan Karyawan - Memberikan pengalaman kerja yang lebih baik dengan memudahkan proses absensi dan mengurangi beban administratif.

5. Kepatuhan Terhadap Peraturan - Memastikan kepatuhan terhadap peraturan ketenagakerjaan dan perpajakan dengan mencatat kehadiran dengan tepat.

Platform Absensi Secara Online yang Mudah digunakan

Untuk membuat absensi secara online ada banyak platform yang bisa digunakan, namun setidaknya ada 5 platform yang sangat mudah dibuat dan digunakan untuk absensi online karyawan, anak sekolah, mahasiswa, ataupun organisasi mu, yaitu :

1. Google Workspace  

 Memiliki fitur Google Sheets yang dapat disesuaikan untuk pencatatan kehadiran secara sederhana.

2. Microsoft Teams

Menyediakan fitur absensi yang terintegrasi dengan sistem kolaborasi dan komunikasi.

3. BambooHR

Platform HR yang mencakup modul absensi online dengan antarmuka yang ramah pengguna.

4. Jibble

Solusi absensi online yang mudah digunakan, menyediakan fitur-fitur seperti pelacakan waktu dan laporan kehadiran.

5. Tanda.co

Platform absensi online yang bersifat sederhana dan dapat diakses dengan mudah oleh karyawan.

Itulah 5 platform online yang mudah digunakan dan di configurasikan, penting untuk mengetahui platform mana yang cocok digunakan untuk perusahaan atau organisasi, berdasarkan pada tingkat kebutuhan, opsi fitur dan skala perusahaan.

Tutorial Membuat Absensi Online untuk Beberapa Platform

1. Google Workspace (Google Sheets)

Langkah-langkah:

  1. Buat Google Sheet Baru:

    • Buka Web lalu cari Google Sheets atau klik link berikut dan klik "buat formulir kosong" baru untuk mencatat kehadiran.
  2. Buat Kolom Data:

    • Isi Judul Contoh "Absensi Online" Buat kolom-kolom seperti Nama Karyawan, ID Karyawan, Tanggal, dan Kehadiran (hadir/absen/cuti/mc), dan juga jangan lupa centang wajib diisi untuk menghindari lupa input.


     

  3. Input Data Karyawan:

    • Masukkan data karyawan ke dalam lembar kerja.
  4. Gunakan Formula (Opsional):

    • Gunakan rumus-rumus Google Sheets untuk perhitungan atau pelaporan otomatis.
  5. Bagikan dan Atur Akses:

    • Bagikan lembar kerja dengan karyawan dengan klik "kirim" dan atur izin akses sesuai kebutuhan.

Biaya:

  • Google Workspace menyediakan versi gratis dan berbayar. Biaya untuk versi berbayar tergantung pada jumlah pengguna dan fitur tambahan yang dibutuhkan.

2. Microsoft Teams

Langkah-langkah:

  1. Buat Tim (Team):

    • Di Microsoft Teams, buat tim khusus untuk kehadiran karyawan.
  2. Tambahkan Tab Absensi:

    • Pada Office.com Buat Tambahkan tab folder "Absensi" pada SharePoint


    •  kemudian tambahkan Microsoft Forms dengan cara klik new lalu pilih "forms untuk excel" untuk membuat formulir absensi.

       
    • Lalu setting pertanyaan absensi seperti biasa, seperti nama, id, hadir, atau alasan untuk tidak hadir, seperti contoh absensi kelas berikut :

  3. Pritinjau kembali dan lihat hasilnya otomatis di excel office.com:

    • Setelah mencoba printinjau, lihat hasil di excel, jika berhasil maka data absen akan masuk ke dalam excel secara otomatis.


  4. Bagikan dan Atur Izin:

    • Bagikan tab absensi dengan anggota tim dan atur izin akses dengan mengklik "bagikan".

Biaya:

  • Microsoft Teams memiliki versi gratis dengan fitur terbatas. Versi berbayar termasuk dalam paket Microsoft 365, dengan biaya tergantung pada jenis paket dan jumlah pengguna.

3. BambooHR

Langkah-langkah:

  1. Buat Akun BambooHR:

    • Daftar dan buat akun keemudian login di platform BambooHR disini, dimana free trial untuk pengguna baru.
  2. Konfigurasi Absensi:

    • Ikuti panduan konfigurasi untuk menyesuaikan modul absensi sesuai kebutuhan perusahaan.
  3. Tambahkan Karyawan:

    • Tambahkan data karyawan ke dalam sistem.
  4. Atur Peraturan Kehadiran:

    • Tetapkan aturan kehadiran, seperti jam kerja dan kebijakan absensi.
  5. Gunakan Fitur Pelaporan:

    • Manfaatkan fitur pelaporan BambooHR untuk melacak kehadiran, time tracking, dan mencetak laporan.

Biaya:

  • BambooHR memiliki model biaya berlangganan bulanan atau tahunan, dan biayanya bervariasi tergantung pada jumlah karyawan dan fitur tambahan yang dipilih.

4. Jibble

Langkah-langkah:

  1. Buat Akun Jibble:

    • Daftar di situs web Jibble dan buat akun disini .
  2. Tambahkan Karyawan dan Proyek:

    • Tambahkan data karyawan dan proyek ke dalam platform.
  3. Absen dengan Aplikasi:

    • Instruksikan karyawan untuk absen menggunakan aplikasi Jibble atau melalui situs web atau platform yang sudah di pilih sebelumnya, dimana jibble menyediakan confirm clock in dan lainnya di berbagai platform (mobile apps, web browser, shared kiosk, dan desktop app)

  4. Gunakan Fitur Pelaporan:

    • Manfaatkan fitur pelaporan Jibble untuk melihat laporan kehadiran dan aktivitas.

Biaya:

  • Jibble memiliki model berlangganan bulanan dengan biaya tergantung pada jumlah pengguna dan fitur tambahan yang diinginkan.

5. Tanda.co

Langkah-langkah:

  1. Buat Akun Tanda:

    • Daftar di situs web Tanda.co dan buat akun.
  2. Tambahkan Karyawan dan Lokasi:

    • Tambahkan data karyawan dan lokasi kerja ke dalam sistem.
  3. Atur Metode Absensi:

    • Pilih metode absensi, seperti ponsel cerdas atau web check-in.